Leitfaden für das Einreichen von Beiträgen

Der Call for Papers ruft primär zum Einreichen von Beiträgen für das Freie Vortragsprogramm auf. Einreichungen dazu werden ausschließlich in elektronischer Form akzeptiert: Unter https://www.linuxtag.org/vcc/ steht mit dem virtual Conference Center (vCC) eine Anlaufstelle bereit, in der die wichtigsten Angaben zu einem vorgeschlagenen Beitrag erfasst und jederzeit bearbeitet werden können.

Erstmalige Teilnehmer richten sich dazu zuerst einen Login ein (auf der Eingangseite des vCC der Auswahlpunkt "Accounts" in der zweite Menüzeile), mit dem sie sich dann in den vCC einloggen können (Sub-Menüpunkt "Login" der Eingangsseite oder Auswahl "Vortragende" in der ersten Menüzeile). Teilnehmer an zurückliegenden Veranstaltungen können ihren bestehenden Zugang nutzen.  Bei vergessenem Kennwort kann ein neues beantragt werden (ebenfalls über den Sub-Menüpunkt "Accounts").

Zum Zeitpunkt der Teilnahme am Call For Papers brauchen noch keine ausgearbeiteten Beiträge abgegeben werden. Zur inhaltlichen Gestaltung gibt der Artikel "Wie mein Beitrag vom LinuxTag akzeptiert wird" weitere Hinweise.

Die Beiträge können wahlweise in deutscher oder englischer Sprache abgefasst werden. Die Zusammenfassungen sollten in der gleichen Sprache verfasst sein, in der der Beitrag präsentiert werden soll. Grundsätzlich gibt es keine Präferenz für eine der beiden Sprachen; jeder Teilnehmer sollte die Sprache wählen, in der er sich am besten ausdrücken kann. Gleichwohl möchte das Programmkomitee dazu ermuntern, verstärkt englischsprachige Beiträge einzureichen, da dies den internationalen Charakter der Veranstaltung unterstreicht und den Beitrag für nicht-deutsch sprechende Besucher ungleich attraktiver macht.

Die eingereichten Zusammenfassungen werden nach dem Abschluss des CfP vom Programmkomitee auf Grundlage ihres Inhaltes, ihrer Form und der Angemessenheit für die Veranstaltung begutachtet. Ein Anspruch auf Annahme des Beitrages kann nicht geltend gemacht werden. Weiterhin ist die Entscheidung des Programmkomitees endgültig.

Die Autoren der akzeptierten Beiträge werden benachrichtigt und sind gehalten, eine schriftliche Ausarbeitung im Umfang von ungefähr zehn Seiten zur Aufnahme in die Tagungsunterlagen termingerecht abzuliefern. Diese Ausarbeitung geht über das Einreichen von Vortragsfolien hinaus, die zusätzlich eingereicht werden können. Sollte der Beitrag inhaltlich oder formell in grober Weise von der eingereichten Zusammenfassung abweichen, behält sich das Programmkomitee vor, den Beitrag auch nachträglich abzulehnen. Ein Anspruch auf einen Beitrag auf dem LinuxTag besteht dann nicht.

Als Formate für den Beitrag ist Open Document (z. B. OpenOffice) vorgesehen. Autoren, die ihren Beitrag lediglich in Form anderer Formate, wie HTML, PDF, LaTeX, DocBook oder gar proprietären Formaten abgeben, erhalten keine Übernahme der Unterbringungskosten und haben auch keine Möglichkeit, Reisekostenunterstützung zu beantragen.

Eine detaillierte Anleitung bzw. Formatvorlagen werden den akzeptierten Autoren zur Verfügung gestellt und sollten auch verwendet werden. Der Umgang mit Ausarbeitungen und Autoreninformationen der akzeptierten Beiträge geschieht ausschließlich über das oben genannte vCC.

Lizensierung und Review der Beiträge

Um berücksichtigt zu werden, muss jeder eingereichte Beitrag unter eine Lizenz gestellt werden, die dem LinuxTag e. V. und seinen Partnern das unbeschränkte, nicht-exklusive Recht zur Veröffentlichung und Nutzung sowohl in elektronischer als auch in sonstiger Form (z. B. auf CDROM, DVD, Websites oder in gedruckter Form) einräumt. Autoren können aus einer Liste vorgegebener Lizenzen wählen, die diese Anforderungen erfüllen.

Die Titel der Beiträge, die Zusammenfassungen sowie Angaben über den Autor (Name, Kurzbiographie usw.) werden im Konferenzprogramm sowohl auf der Website wie auch im Messejournal usw. veröffentlicht, sobald die Beiträge vom Programmkomitee angenommen wurden. Die Vorträge selbst werden ggf. in Bild und Ton aufgezeichnet. Diese Mitschnitte unterliegen den gleichen Lizenzbedingungen wie die eingereichten Textbeiträge. Das Einreichen eines Beitrages dokumentiert die Zustimmung zu diesem Vorgehen.

Beiträge, die unter einem beliebigen Vorbehalt eingereicht werden (z. B. Non-Disclosure-Agreements usw.), können keine Berücksichtigung finden und werden nicht bewertet. Alle sonstigen Beiträge werden vom Programmkomitee nach verschiedenen Kriterien begutachtet.

Die Beiträge und ihre Inhalte werden solange vertraulich behandelt, bis ein Beitrag angenommen wurde. Die Bewertungen werden vollständig vertraulich behandelt, nur Mitglieder des Programmkomitee haben Einsicht in diese. Im Rahmen der Möglichkeiten wird versucht, jedem Autor eine Rückmeldung über seinen Beitrag zu liefern; diese kann jedoch bei der Fülle von Beiträgen nicht immer garantiert werden. Das Programmkomitee versucht jedoch auf Rückfrage, das Bewertungsergebnis zu erläutern.

Vergütung von Beiträgen

Der LinuxTag wird vom LinuxTag e. V., einer Vereinigung von Enthusiasten, auf weitgehend freiwilliger Basis und ohne Gewinnorientierung organisiert und veranstaltet. Dem Verein stehen daher lediglich begrenzte finanzielle Mittel zur Verfügung. Es ist dem LinuxTag e. V. somit nicht möglich, den Autoren ein Honorar anzubieten. Es wird deshalb darum gebeten, bezüglich Reisekosten und Unterkunft folgende Punkte zu beachten:

Anreise

Im Normalfall kann der LinuxTag keine Fahrtkosten erstatten. Ein in seinem Umfang begrenztes Kontingent für Reisekostenunterstützung steht für Teilnehmer zur Verfügung, die nicht auf andere Weise die Anreise bezahlen können. Viele Arbeitgeber sind bereit, Fahrtkosten zu übernehmen, wenn das Unternehmen dann im Abspann der Vortragsfolien genannt wird.

In jedem Fall ist es notwendig, einen expliziten Antrag auf Reisekostenunterstützung binnen einer Woche zu stellen, nachdem der Beitrag angenommen wurde. Es kann im Vorfeld keine Garantie zur Übernahme einer bestimmten Summe gegeben werden. In den meisten Fällen wird eine festgelegte Teilsumme für Reisekosten gewährt. Die Unterstützung wird nach der Veranstaltung und nur gegen Nachweis (z. B. Tankrechnungen, Bahn- oder Flugtickets) überwiesen. Barauszahlungen auf der Veranstaltung sind nicht möglich.

Unterbringung

Jeder Referent, der seinen Beitrag in passendem Format und fristgerecht einreicht, wird in einem Hotel in nächster Nähe der Veranstaltung untergebracht. Es können pro Sprecher (auch bei mehreren Beiträgen) maximal zwei Übernachtungen inkl. Frühstück übernommen werden. Bei mehreren Sprechern kann maximal ein Zweibettzimmer für zwei Übernachtungen bereitgestellt werden. Verlängerungsnächte auf eigene Kosten zu sehr günstigen Konditionen stehen exklusiv für Sprecher zur Verfügung. Ein Tausch der Übernachtungsleistung in andere Formen der Vergütung ist im Normalfall nicht möglich, da es sich um ein zusammenhängendes Kontingent handelt.

Social Event

Der LinuxTag freut sich darauf, alle Referenten auf einer exklusiven veranstaltungsbegleitenden Abendveranstaltung, dem Social Event als Gäste begrüßen zu dürfen. Für Partner können zusätzliche Eintrittskarten erworben werden.