Einsatz eines Wiki-Systems im Informationsmanagement der Ausbildungsagentur der Landeshauptstadt Wiesbaden. Ein Praxisbericht

von Stephan Ekhoff (Ausbildungsagentur der Landeshauptstadt Wiesbaden)

Donnerstag, 31.05.2007, Saal 2: Stuttgart, 15:00-16:00 Uhr

Die Ausbildungsagentur der Landeshauptstadt Wiesbaden gGmbH führt seit Anfang 2005 im Auftrag der Stadt Wiesbaden das Fallmanagement nach dem zweiten Sozialgesetzbuch (ALG2 - Bezug) für alle Personen unter 25 Jahre, ohne abgeschlossene Berufsausbildung durch. Zahlreiche Informationen zu Maßnahmeangeboten, Verwaltungsverfahren sowie Sitzungs- und Gesprächsprotokolle etc. wurden zunächst zentral auf einer Laufwerksfreigabe auf einem Windows-Server abgelegt. Die Struktur dieser Ablage wurde zunehmend unübersichtlich, ein Problem stellte die Verwendung verschiedenster Dateiformate dar. Vor allem wurde aber eine Suchfunktion vermisst, mit der Informationen für die tägliche Beratungspraxis schnell auffindbar sein sollten. Aus dieser Situation heraus entstand der Auftrag zur Planung und Realisierung eines Software-Systems zum Zwecke des Informationsmanagements. Die Wahl viel schnell auf ein Wiki-System, weil es alle geforderten Funktionen und ein hohes Maß an Flexibilität bei der Ablage und Pflege der Informationen bietet sowie keine Installationen an den Client-Rechnern benötigt, da es durch den bereits vorhandenen Webbrowser bedient wird. Als Wiki-System wurde das MoinMoin-Wiki gewählt, unter anderem weil dessen Source-Code in der sehr gut strukturierten und lesbaren Skriptsprache Python vorliegt und eine rege Entwicklung stattfindet. MoinMoin-Wiki benötigt keine Datenbank, es legt alle Daten in einer sehr transparenten Dateistruktur ab, ein einfacher Eingriff in die Datenstruktur auf Ebene der Kommandozeile ist somit möglich. In einem dreitägigen Workshop wurden die Inhalte der alten "Dateiablage" in das Wiki überführt. Zuvor wurden Vorlagen für verschiedene Informationsarten (z.B. Maßnahmen, Verwaltungsverfahren etc.) erstellt. Nach dem dreitägigen Workshop konnte die alte "Dateiablage" als Informationssystem durch das Wiki vollständig abgelöst werden, der Umfang des Wiki betrug zu diesem Zeitpunkt ca. 300 Seiten. Technisch basiert die Wiki-Installation auf Debian-3.1 Sarge, das Wiki läuft im TwistedWeb Framework, weshalb auf den Einsatz z.B. eines Apache-Webservers verzichtet werden konnte. Das Backup der Daten wird als komprimiertes Archiv (.tar.gz) auf eine Laufwerksfreigabe des Windows-Servers abgelegt und durch dessen tägliches Backup auf ein Bandlaufwerk mitgesichert. Nach ca. eineinhalb Jahren Betrieb sind keine hardware- bzw. softwaretechnischen Ausfälle zu verzeichnen. Es werden nahezu täglich Inhalte hinzugefügt und überarbeitet. Der Schulungsbedarf der Mitarbeiter war äußerst gering und lief weitgehend autodidaktisch im Beratungsalltag. Die Funktionen zum Auffinden von Informationen sind weitgehend selbsterklärend, das Erstellen von Seiten bedarf einer kurzen Einarbeitung. Abschließend kann die Einführung des Wiki-Systems als Erfolg gewertet werden, die Kollegen finden die für ihre tägliche Arbeit notwendigen Informationen in sehr kurzer Zeit, und das ist es, was erreicht werden sollte.

Vorläufige Gliederung des Vortrags:

1. Kurzvorstellung der Ausbildungsagentur 2. Problemstellung 3. Lösung durch den Einsatz eines Wiki-Systems 4. Technische Realisierung 5. Praktischer Einsatz und Erfahrungen (mit kurzer Vorführung der wichtigsten Funktionen des Wiki) 6. Bilanz und Ideen für die Zukunft

Über den Autor Stephan Ekhoff:

Stephan Ekhoff wurde am 02. Dezember 1972 an der Nordseeküste geboren. Nach der Ausbildung zum Elektroniker bei der Marine in Wilhelmshaven studierte er Diplom Sozialpädagogik an der Fachhochschule Emden. Seit Ende der 90er Jahre setzt er Linux regelmässig auf Desktop- und Serversystemen produktiv ein, schrieb z.B. seine Diplomarbeit Ende der 90er Jahre auf dem Satzsystem Latex. Während des Studiums war er Grüdungsmitglied im Verein Kijuchat e.V., welcher ein Beratungsangebot für Kinder und Jugendliche im IRC-Chat anbot - für den Webauftritt wurde natürlich Linux eingesetzt. Nach dem Studium ging er in den Bereich Jugendberufshilfe, arbeitete 4 Jahre als Lehrkraft zu Themen im Bereich Elektronik/Mechanik im Rahmen von Berufsausbildungen und berät seit 6 Jahren junge Menschen auf ihrem Weg ins Berufsleben. Seit August 2005 ist er als EDV-Betreuer und Fallmanager in der Ausbildungsagentur der Landeshauptstadt Wiesbaden tätig und führte dort ein Wiki-System im Informationsmanagement ein.

Vorträge hielt er im Rahmen seines Studiums vor allem im Zusammenhang mit dem Beratungsangebot "Kijuchat", zu welchem er auch einen Fachartikel im SozialExtra-Magazin veröffentlichte.

Freie Software in seinen Arbeitsstellen zum Einsatz kommen zu lassen, war für Ihn immer von großem Interesse. So wurde Linux als Router ins Internet eingesetzt, als Hardware-Router noch teuer waren. Der Einsatz als Dateiserver brachte zentrale Dateiablagen in soziale Unternehmen, welche den Kauf von Windows-Servern aufgrund der Lizenzkosten und Hardwareanforderungen nicht in Betracht gezogen hätten. Auf dem Desktop diente ihm vor allem Latex lange Zeit als Satzsystem um Aufgabenblätter für den Unterricht im technischen Bereich zu erstellen. Auch in seiner jetzigen Arbeitsstelle wäre der Einsatz lizenzkostenpflichtiger Software zur Lösung der Aufgabe "Informationsmanagement" nicht ohne weiteres in Betracht gekommen.